Session VI (Porter Service)

Session VI

Prosedur Penanganan Penitipan Barang

1. Penitipan Sementara

·      Periksa kondisi dan hitung jumlah barang tamu.

·      Beri label pada barang dan simpan di atas trolley/belldesk area sampai tamu mengambinya.

·      Berikan Baggage Claim Check kepada tamu yang mengidentifikasi jenis dan jumlah setiap barang.

·      Jika tamu menginginkan barangnya diambil, mintalah Baggage Calim Check dari tamu.

·      Cocokkan nomor serinya dengan yang tertera pada barang, bila sesuai serahkan kepada tamu.

2. Penitipan Untuk jangka waktu Lama

·      Hitung barang dan periksa kondisinya.

·      Informasikan ke tamu bila ada kerusakan sebelum diterima untuk menghindari claim pada saat pengambilan.

·      Informasikan batas waktu maksimal penitipan barang pada tamu.

·      Beri label pada semua barang.

·      Serahkan Baggage Claim Check pada tamu.

·      Catat penerimaan dan penitipan barang pada Luggage Room Book.

·      Simpan barang pada Luggage Room sesuai dengan tanggal penitipan.

·      Saat tamu datang akan mengambil barang, mintalah Baggage Calaim Check.

·      Cocokkan nomor seri baggage claim check dengan yang tertera pada Luggage room book.

·      Keluarkan barang dan serahkan pada tamu.

·      Mintalah tamu menandatangani Luggage room book sebagai bukti barang telah dikembalikan.

Sistem Keamanan dan Keselamatan di Hotel

Keamanan

-        Mengawasi semua barang-barang milik tamu

-        Catat semua tindakan yang berkaitan dengan pengawasan atas barang-barang milik tamu.

-        Awasi semua gerakan orang-orang yang bukan tamu hotel

Keselamatan

-        Pastikan bahwa para tamu tidak dalam resiko kecelakaan.

-        Laporkan situasi-situasi yang mungkin berbahaya yang dapat menimbulkan kecelakaan pada para tamu atau staf hotel.

-        Gunakan prosedur-prosedur yang aman dalam menangani barang-barang yang berat

Sesion V (Porter Service)

Session V

PROSEDURE PENGEPAKAN BARANG BAWAAN TAMU

Pelayanan Pengemasan/pengepakan Barang Bawaan Tamu (unpacked lunggage)

Adakalanya tamu telah mengemas dan membungkus semua barangnya untuk segera pindahan kamar. Hal ini akan memudahkan petugas bellboy untuk segera penanggkutan barang.

1. Kewenangan Pengemasan Barang

Bantuan pengemasan barang milik tamu yang akan pindahan kamar biasanya dilakukan oleh Uniformed Service, seperti; bell captain dan bellboy.

2. Tindakan Pencegahan (Precuation)

Pemindahan barang haruslah dilakukan dengan mengunakan metode yang benar untuk menghindari terjadinya kerusakan. Selain itu bellboy harus memeriksa barang milik tamu apa ada yang tertinggal, apa ada barang milik tamu yang rusak dan penempatan barang seperti di kamar yang lama.

3. Saksi-saksi (Witnesses)

Dalam pindahan kamar ataupun memindahkan barang milik tamu diperlukan saksi-saksi. Dalam hal ini bila barang milik tamu tidak dikemas atau dibungkus, selain Uniform Service juga saksi-saksi berikut;

-          Security Officer

-          Credit Manager

-          Housekeeper/ Assitant Manager on Duty Manager

4. Pencatatan

Semua barang milik tamu yang telah pindahan kamar harus dicatat pada Bellboy Errand Card. Dilengkapi dengan catatan lokasi atau tempat dimana barang-barang tamu diletakkan. Para saksi harus memberikan paraf pada bellboy errand card. Di sebaliknya juga dicatat kunci lama telah dikembalikan (Key Ok).

Sesion III (Porter Service)

Sesion III

Prosedure Pengantaran Barang Bawaan Tamu Kekamar

Untuk pengantaran barang milik tamu ke masing – masing tamu dilakukan dengan mengunakan sistem pengantaran dan peralatan tertentu.

1.      Sistem pengantaran

a.       Berdasarkan lokasi

b.      Berdasarkan lantai

c.       Berdasarkan nomor kamar

2.      Penggunaan peralatan

a.       Bellman trolley/ketera barang (luggage cart/hand luggage cart)

b.      Bellman trolley elektrik (electrick luggage cart)

Pencatatan

Adaberbagai macam pencatatan yang masing – masing dilaksanakan dengan formulir yang berbeda, yaitu sebagai berikut :

1.      Rooming List

Informasi yang harus dicatat pada rooming list antara lain :

a.       Jumlah dari tiap-tiap untuk masing masing kamar

Contoh ; Room 303 has 3 pieces, 304 4 pieces

b.      Jumlah seluruh barang anggota tamu rombongan bila tamunya group

Contoh ; Arga Wiyata Tour has 60 pieces

c.       Uraian dari seluruh jenis barang tamu

Contoh ; 5 pieces : 3 trunk and 2 travel bag

2.      Bellboy Errand Card

Pencatatan pada bellboy errand card untuk penanganan barang milik tamu seperti pada yang tertera pada rooming list

Mengantar Barang Bawaan Tidak Bersama Tamu.

·      Ketuk pintu kamar sambil menyebutkan “Porter / Bellboy…..please” 3x.

·      Parkir trolley di tempat yang aman dan tidak menggangu.

·      Buka pintu perlahan-lahan, perhatikan kondisi kamar sepintas untuk memastikan status kamar Vacant ready, buka tirai kamar, periksa semua kelengkapan dan hidupkan AC dengan suhu standar 20⁰ atau sesuai dengan peraturan perusahaan.

·      Pasang Key Card pada power shocket, bila masih menggunakan kunci manual taruh kunci diatas meja jika tamunya tidak ada dikamar.

·      Tempatkan semua barang pada tempatnya.

·      Luggage Rack untuk menyimpan trunk, suite case, haversack, traveling bag, golf bag. (semua barang bias ditempatkan di luggage rack)

·      Dressing Table untuk menyimpan camera case, hat box, brief case, cosmetic case.

·      Washbasin Table untuk menyimpan hand bag, cosmetic case.

·      Wardrobe untuk menyimpan garment bag.

Bila tamu ada di kamar, tunggu samapai tamu membukakan pintu dan mempersilahkan masuk.

·      Tanya tamu dimana barangnya ingin diletakan.

·      Susun barang-barang sehingga tamu dapat dengan mudah membukanya.

Pastikan bahwa barang-barang aman dan tidak jatuh

Sesion II

Sesion II

§ Menandai/menyeleksi barang bawaan para tamu

Penanganan barang bawaan tamu harus dilakukan dengan hati-hati dan diperlakukan dengan perhatian khusus. Hal ini sering dikenal dengan istilah Handling with care. Ada beberapa alasan mengapa barang tamu memerlukan penanganan khusus.

1. Expense

Barang-barang tamu memiliki nilai yang sangat tinggi dilihat dari segi biaya maupun non-materi. Nilai tersebut disebut Expense (biaya/ongkos). Namun demikian dalam memperlakukan barang, petugas tidak boleh hanya memandang dari sudut pandang mahal dan tidaknya barang. Semua barang tamu harus diperlakukan dengan tingkat kehati-hatian yang sama.

2. Limiting Expenses

Penanganan dan perhatian yang baik dapat menekan cost. Bila bellboy tidak hati-hati dalam menangani barang-barang milik tamu sehingga terjadi kerusakan barang maka hotel harus bertanggung jawab dan mengganti barang tersebut dengan catatan berapa persen dari nilai barang tersebut.

§  F. Metode Penanganan Barang (Handling Methods)

Ada berbagai metode penanganan barang bawaan tamu, atau disebut sebagai Handling Methods, Yaitu ;

1. Lifting

Lifting adalah teknik mengangkat barang tamu. Salah satu hal yang harus diperhatikan dalam mengangkat barang bawaan tamu adalah dengan memeriska tanda yang terdapat pada kemasan barang tersebut.

Bellboy harus memperhatikan kondisi barang dan tanda penanganan barang seperti dibawah ini;

	“This Way – UP” Sign
	“ Fragile Sign”
	“Keep dry” Sign

2. Stacking

Stacking adalah  teknik meletakkan atau menumpuk barang dengan cara yang benar dan tepat untuk menghindari kerusakan atau keretakan pada barang. Berikut ini prinsip-prinsip yang benar dalam menumpuk barang:

a. Menumpuk dan Meletakkan tas/barang yang paling keras dibagian bawah.

b. Menumpuk dan Meletakkan tas/barang yang paling tebal dibagian bawah.

c. Menumpuk dan Meletakkan tas/barang yang paling besar dibagian bawah.

Teknik meletakkan barang tersebut harus mendapatkan perhatian sepenuhnya dari bellboy. Ketika meletakkan barang pada bellboy trolley, pada bagasi mobil/taksi/bus, petugas harus memperhatikan prinsip-prinsip tersebut diatas.

 

§   

§   

§   

§   

§   

§   

§   

§   

§   

§   

§   

§   

§   

§   

§   

§  Gambar, 2.14 Menyusun Barang Bawaan Tamu Yang Benar

§  Gambar, 2.15 Cara mengangkat Barang Yang Benar

Mensortir Barang

Mensortir barang bawaan tamu baik yang datang secara individual maupun rombongan harus dilakukan untuk memudahkan proses pengantaran barang ke masing-masing kamar, agar tidak terjadi tertukarnya barang dengan barang tamu lain, agar tidak terjadi kehilangan barang, memudahkan untuk perhitungan barang, penulisan nama tamu, nomor kamar tamu. Prosedure pensortiran dilakukan dengan :

1.      Berdasarkan lokasi kamar

Tiap – tiap barang disortir berdasarkan lokasi masing – masing. Contohnya, Gedung A, Gedung B, Gedung C, Bungalow, Garden Wings, Beach wings dan sebagainya.

2.      Berdasarkan lantai kamar

Setelah barang disortir berdasarkan lokasi, selanjutnya barng disortir lagi berdasarkan lantai kamar tamu. Contoh lantai 1, lantai 2, lantai 3, lantai 4 dan sebagainya.

3.      Berdasarkan nomor kamar dan nama tamu

Kegiatan selanjutnya ialah mensortir barang bawaan tamu berdasarkan nomor kamar masing – masing dan nama tamu. Contoh; nama, Bapak jimmy, nomor kamar 303 dan sebagainya.

Mengantarkan Tamu Kekamar

Langkah-langkah dalam melakukan Rooming guest atau yang disebut juga Escorting guest sebagai berikut :

·         Memasuki lobby

·         Bellboy mempersilahkan tamu untuk mendaftar

·         Menempatkan barang bawaan tamu selama tamu mendaftar.

Tempatkan barang bawaan tamu sekiranya tamu bisa melihat barang tersebut dan tidak mengangu lalu-lintas lobby atau dekat Belldesk. Perlu diingatkan bahwa bellboy tidak boleh menempatkan barang terlalu dekat dengan tamu sehingga mengangu gerak tamu. Hal ini juga dikhawatrikan akan dapat menimbulkan kekeliruan/salah ambil barang dengan tamu lain atau kecelakaan bila barang terlalu dekat.

·         Menunggu tamu selama mendaftar.

Bellboy harus menunggu di tempat dekat bellcaptain counter, pintu masuk atau juga di depan elevator. Berikan perhatian dan bantuan extra pada tamu yang sudah tua, wanita hamil, orang cacat dan anak-anak selama proses pendaftaran. Bila reception sedang memproses pendaftaran dengan sejumlah tamu maka, bellboy sebaiknya menyarankan tamu untuk duduk di lobby sampai tiba pada giliranya.

·         Menerima kartu tamu dan kunci kamar.

Biasanya reception akan meminta bellboy untuk mengantarkan tamu ke kamar. Bila hotel mengunakan kartu tamu, bellboy harus dengan cepat membaca nomor kamar dan nama tamu yang tertera pada kartu tamu. Jangan lupa untuk menulis nama tamu dan nomor kamarnya pada kartu gantung tanda barang (lunggage tag) serta memeriksa kunci kamar tamu.

·         Memberi cap untuk Bellboy Errand Card.

Bellboy akan menerima kartu pengantaran barang (Bellboy Errand Card) yang sudah distempel atau dicap tanggal dan waktunya oleh Bell Captain. Kartu tersebut digunakan untuk mencatat semua informasi tentang barang bawaan tamu.

·         Memasuki Lift/Elevator

Pada saat tamu sampai di depan lift, Liftboy harus melakukan hal-hal sebagai berikut;

a. Petugas lift akam memberikan salam pada tamu.

b. Petugas lift akan menanyakan nomor kamar.

c. Petugas lift akan mempersilahkan masuk terlebih dahulu.

d. Petugas lift dan bellboy memasuki lift.

e. persilahkan tamu untuk keluar terlebih dahulu bila sampai pada lantai dimana kamar itu berada.

5.  Memasuki Kamar Tamu

Dalam mengantar tamu menuju ke kamar, bellboy harus melakukan hal-hal sebgai berikut :

·          Persilahkan tamu masuk ke kamar.

·          Buka tirai kamar, hidupkan AC, cek semua kelengkapan kamar untuk memastikan semuanya berfungsi dengan baik.

·          Ambil barang bawaab tamu dari trolley dan tempatkan pada tempatnya atau tanyakan pada tamu dimana tamu ingin barangnya disimpan.

·          Mintalah ijin pada tamu untuk menjelaskan fasilitas kamar terutama untuk tamu-tamu yang baru pertama kali check-in di hotel anda dan cara penggunaannya. Misalnya AC, TV, minibar, penggunaan air panas dan air dingin. Usahakan menjelaskan searah jarum jam dan berurutan.

·          Jelaskan tentang layanan-layanan hotel seperti laundry, restoran, bar dll.

·          Tanyakan apakah tamu mempunyai permintaan khusus yang dapat anda Bantu.

·          Sebelum meninggalkan kamar, yakinkan tamu puas dengan penjelasan anda.

·          Ucapkan terimakasih dan untuk menikmati fasilitas kamar kepada tamu.

·          Berikan sapaan pada saat meninggalkan kamar tamu, kemudian tutup pintu perlahan-lahan.

Setelah dari mengatar tamu ke kamar.

·          Lengkapi Bellboy Errand card dengan waktu terakhir menyelesaikan pekerjaan.

·          Serahkan Bellboy Errand Card kepada Bell Captain.