Session IV
PENANGANAN BARANG
BAWAAN TAMU SAAT MELAKUKAN PINDAHAN KAMAR
Pembahasan
mengenai penanganan tamu pindahan kamar ada dua yaitu ; orang yang memiliki
kewenangan untuk memberikan ijin kepada tamu untuk pindahan kamar dan
penyampaian informasi tamu pindahan kamar.
1. Orang yang memiliki kewenangan untuk tamu
pindahan kamar adalah;
1.1 Front Office Manager
1.2 Assistant Front Office Manager
1.3 Chief Of Receptionist
2. Penyampaian Informasi tamu pindahan kamar
2.1 Room Change Notice
Bell Captain
akan menerima catatan tamu pindahan kamar (Room
Change Notice) dari reception. Bell Captain akan menugaskan bellboy untuk membantu tamu pindahan
kamar.
2.2 Kunci Kamar Baru
Bell
Captain atau Bellboy akan menerima kunci kamar baru dari reception atau dari
concierge.
2.3 Menerima Bellboy Errand Card
Bellboy
akan menerima Bellboy Errand Card dari Bell Captain dan BBEC sudah dicap
tanggal dan waktunya.
2.4 Melapor kepada Room Attendant/Floor Supervisor
Setiap
petugas dihotel bila ingin memasuki kamar tamu harus melapor kepada room
attendant terlebih dahulu. Hal ini untuk menjaga keamanan kamar tamu dan
menghindari hal-hal yang tidak di inginkan terjadi di kamar tamu.
2.5 Memasuki Kamar Tamu
Setiap
akan memasuki kamar tamu, petugas haruslah mengetuk pintu sesuai dengan SOP
perusahaan.
3. Prosedur Penanganan Barang Tamu Pindah Kamar
· Permintaan
pindah kamar disetujui Reception kemudian menghubungi belldesk.
· Chief
Porter memerintahkan bellboy untuk memindahkan barang.
· Bellboy
meminta Room Change slip dari Reception dan Bellboy errand card dari Bell
Captain, beri tanda check list pada Room Change dan isi waktu dengan jam
dimulai.
· Minta
kunci kamar yang baru kepada receptionist. Bellboy menuju kamar tamu yang lama.
· Ketuk
pintu dan sebutkan “Porter/bellboy … please” 3x.
· Bila
ada tamu, tunggu tamu membukakan pintu. Tanyakan apakah tamu akan segera pindah
ke kamar yang baru. Tawarkan bantuan untuk membantu mengepak barang bawaan
tamu.
· Beri
tahu tamu anda akan membantu mengecek kamar untuk memeriksa bila ada barang
tamu yang tertinggal.
· Bila
telah selesai, keluarkan barang tamu dan tempatkan di trolley dengan aman.
· Matikan
semua lampu, TV, AC dan tutup pintu kamar.
· Antar
tamu ke kamar yang baru.
· Ketuk
pintu kamar sebutkan identitas “Porter/Bellboy….please” 3x.
· Buka
pintu perlahan-lahan, pastikan status kamar Vacant ready. Masuk ke kamar, buka
tirai, cek semua lampu, TV dan hidupkan AC.
· Persilahkan
tamu masuk ke kamar.
· Masukan
barang-barang bawaan tamu dan tempatkan pada tempat yang semestinya.
· Tawarkan
untuk membantu membongkar barang bawaan tamu dan mengatur penempatannya.
· Bila
sudah selesai mohon diri pada tamu dan tutup pintu kamar perlahan-lahan.
· Lengkapi
bellboy errand card dan serahkan kunci kamar lama dan 1 lembar copy room change
slip pada receptionist dan 1 lembar lainnya pada FOC.
· Serahkan
Bellboy Errand Card dan Room Change slip kepada Bell Captain.
4.
Tugas Ahkir Tamu Pindahan Kamar
a. menandatanggani Room Change Notice
jika
proses pindahan kamar telah selesai, bellboy akan menandatangani Lembaran
Catatan pindahan kamar (Room Change Notice). Biasanya Room Change Notice
biasanya dibuat rangkap, yang jumlahnya sangat tergantung SOP hotel. Tembusan
Room Change Notice itu akan di distribusikan kepada ;
1.
Front Oficce Chasier
2.
Thelephone Room
3.
Housekeeping
4.
Laundry
5.
Bellboy/Reception
Untuk
informasi kepada departemen lain, biasanya hanya diberitahu melalui thelephone.
b. Mengembalikan Kunci Kamar Yang Lama
Bellboy harus mengembalikan kunci kamar
yang lama kepada concierge atau petugas information desk atau kepada reception
c. Mengembalikan Bellboy Errand Card Kepada
Bell Captain
Setelah
Bellboy Errand Card dilengkapi maka akan diserahkan kembali kepada Bell Captain
untuk dicap tanggal dan waktu. Selanjutnya informasi yang terdapat pada bellboy
errand card tersebut akan dipindahkan pada bellboy control sheet.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar